Tranh chấp phí dịch vụ chung cư thường phát sinh khi cư dân cho rằng mức thu quá cao, khoản thu không minh bạch, chất lượng dịch vụ không tương xứng hoặc ban quản trị, chủ đầu tư và đơn vị vận hành không thống nhất được cách tính phí. Đây không đơn thuần là chuyện “đóng hay không đóng”, bởi nghĩa vụ thanh toán còn phụ thuộc vào hợp đồng mua bán, nghị quyết Hội nghị nhà chung cư, phạm vi dịch vụ và quy định pháp luật đang áp dụng.
Đặc biệt, từ ngày 01/7/2025, việc xác định cơ quan có trách nhiệm giải quyết tranh chấp về kinh phí quản lý vận hành chung cư đã có thay đổi gắn với mô hình chính quyền địa phương 2 cấp. Vì vậy, cư dân và ban quản trị cần xác định đúng bản chất tranh chấp trước khi gửi đơn hoặc khởi kiện.
Tranh chấp phí dịch vụ chung cư thường bắt nguồn từ đâu?
Trong đời sống hàng ngày, cư dân thường gọi chung là “phí dịch vụ chung cư”. Tuy nhiên, thuật ngữ pháp lý được Luật Nhà ở sử dụng là kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư.
Theo Điều 151 Luật Nhà ở 2023, giá dịch vụ quản lý vận hành phải được xác định trên cơ sở công khai, minh bạch, căn cứ vào nội dung công việc quản lý vận hành và dịch vụ được cung cấp tại từng loại nhà chung cư.
Tranh chấp trên thực tế thường xuất hiện trong các tình huống như:
- Cư dân cho rằng mức phí quản lý bị tăng không đúng thỏa thuận;
- Chủ đầu tư áp dụng mức phí khác so với hợp đồng mua bán căn hộ;
- Ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành không thống nhất mức giá;
- Cư dân không đồng ý với chất lượng vệ sinh, bảo vệ, vận hành thang máy hoặc các dịch vụ chung;
- Có tranh cãi về diện tích được dùng để tính phí;
- Cư dân đã nhận bàn giao căn hộ nhưng chưa ở và cho rằng không phải đóng phí;
- Một số khoản tiền được gộp vào phí quản lý nhưng cư dân cho rằng không thuộc phạm vi được phép thu;
- Việc thu, chi hoặc công khai kinh phí thiếu minh bạch.
Điểm cần lưu ý là không phải cứ không hài lòng với dịch vụ thì cư dân đương nhiên được quyền ngừng đóng toàn bộ phí. Muốn xác định nghĩa vụ thanh toán, cần xem đồng thời hợp đồng, nghị quyết Hội nghị nhà chung cư, thỏa thuận với đơn vị quản lý và các tài liệu liên quan.
Phí dịch vụ chung cư được tính như thế nào?
Khi chung cư chưa tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu
Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu nhưng chưa tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu, giá dịch vụ quản lý vận hành được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán hoặc thuê mua nhà ở. Vì vậy, nếu chủ đầu tư tự thay đổi mức phí khác với nội dung hợp đồng thì cần kiểm tra xem việc điều chỉnh đó có căn cứ pháp lý hoặc thỏa thuận bổ sung hay không.
Khi đã tổ chức Hội nghị nhà chung cư
Sau khi Hội nghị nhà chung cư được tổ chức, mức giá quản lý vận hành được xác định trên cơ sở thỏa thuận giữa đơn vị quản lý vận hành và Hội nghị nhà chung cư. Do đó, khi xảy ra tranh chấp, biên bản và nghị quyết Hội nghị nhà chung cư là những tài liệu đặc biệt quan trọng để xác định mức phí nào đã được thông qua và phạm vi dịch vụ đi kèm.
Nếu hai bên không thống nhất được giá
UBND cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành khung giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư. Đối với nhà chung cư không thuộc tài sản công, khung giá này có thể được sử dụng làm cơ sở tham khảo khi các bên thỏa thuận.
Trường hợp phát sinh tranh chấp về giá giữa đơn vị quản lý vận hành với chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư mà không thể thỏa thuận được, Luật Nhà ở quy định áp dụng mức giá trong khung giá do UBND cấp tỉnh ban hành.
Những khoản nào không nằm trong phí quản lý vận hành chung cư?
Theo Điều 151 Luật Nhà ở 2023, giá dịch vụ quản lý vận hành không bao gồm một số khoản như:
- Kinh phí mua bảo hiểm cháy, nổ;
- Kinh phí bảo trì;
- Chi phí trông giữ xe;
- Chi phí sử dụng nhiên liệu, năng lượng;
- Tiền nước sinh hoạt;
- Dịch vụ truyền hình, thông tin liên lạc;
- Thù lao Ban quản trị nhà chung cư;
- Các dịch vụ khác phục vụ riêng cho chủ sở hữu hoặc người sử dụng.
Do đó, khi cho rằng ban quản lý “thu phí quá cao”, cư dân nên yêu cầu bóc tách từng khoản thay vì chỉ nhìn vào tổng số tiền phải đóng hàng tháng.
Một khoản thu có thể hợp pháp nhưng không nhất thiết thuộc phí quản lý vận hành. Đây là hai vấn đề cần phân biệt.
Tranh chấp phí dịch vụ chung cư hiện nay do cơ quan nào giải quyết?
Khoản 4 Điều 194 Luật Nhà ở 2023 quy định tranh chấp về kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư, quản lý và sử dụng kinh phí bảo trì có thể được giải quyết bởi cơ quan hành chính có thẩm quyền, Tòa án hoặc Trọng tài thương mại theo quy định pháp luật.
Tuy nhiên, từ 01/7/2025, Nghị định 140/2025/NĐ-CP quy định việc phân định thẩm quyền trong mô hình chính quyền địa phương 2 cấp. Theo khoản 3 Điều 15 Nghị định này, trách nhiệm giải quyết tranh chấp về kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư và quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì thuộc UBND cấp xã.
Như vậy, nếu cư dân lựa chọn hướng đề nghị chính quyền địa phương xử lý thì từ ngày 01/7/2025 cần đặc biệt lưu ý UBND xã, phường nơi có nhà chung cư.
Tuy nhiên, điều này không nên được hiểu máy móc rằng mọi tranh chấp đều bắt buộc chỉ được giải quyết tại UBND cấp xã. Tùy bản chất quan hệ và thỏa thuận giữa các bên, Tòa án hoặc Trọng tài thương mại vẫn có thể là phương thức giải quyết phù hợp theo Điều 194 Luật Nhà ở.
Khi nào nên gửi UBND phường, khi nào nên khởi kiện?
Không có một phương án duy nhất phù hợp với tất cả các tranh chấp chung cư.
Nên ưu tiên thương lượng khi số liệu còn có thể đối chiếu
Nếu tranh chấp mới chỉ liên quan đến cách tính tiền, thời điểm bắt đầu thu phí hoặc một khoản phí cụ thể, trước tiên nên yêu cầu:
- Bảng kê chi tiết số tiền;
- Căn cứ xác định đơn giá;
- Hợp đồng quản lý vận hành;
- Hợp đồng mua bán căn hộ;
- Nghị quyết Hội nghị nhà chung cư;
- Biên bản thông qua hoặc điều chỉnh giá;
- Chứng từ, tài liệu về dịch vụ thực tế được cung cấp.
Nhiều vụ việc có thể giải quyết ngay ở bước này nếu nguyên nhân chỉ là cách hiểu khác nhau hoặc số liệu chưa được đối chiếu đầy đủ.
Đề nghị UBND xã, phường khi cần cơ quan quản lý can thiệp
Nếu các bên đã làm việc nhiều lần nhưng không thống nhất, cư dân, ban quản trị hoặc bên liên quan có thể chuẩn bị hồ sơ đề nghị UBND xã, phường nơi có chung cư xem xét theo thẩm quyền hiện hành từ ngày 01/7/2025.
Đây là hướng phù hợp khi tranh chấp gắn trực tiếp với công tác quản lý, vận hành tại tòa nhà và cần sự can thiệp của cơ quan quản lý địa phương.
Cân nhắc khởi kiện khi quyền lợi tài chính bị ảnh hưởng đáng kể
Nếu số tiền tranh chấp lớn, kéo dài nhiều năm, một bên không thực hiện nghĩa vụ hoặc thương lượng không còn hiệu quả, việc khởi kiện tại Tòa án có thể cần được cân nhắc.
Trước khi khởi kiện, cần xác định rõ:
- Ai là người có quyền khởi kiện?
- Đối tượng bị kiện là ai?
- Khoản tiền nào đang tranh chấp?
- Căn cứ xác định nghĩa vụ thanh toán?
- Và chứng cứ nào chứng minh yêu cầu?
Đây cũng là lý do hồ sơ tranh chấp nhà ở nên được luật sư đánh giá trước khi lựa chọn phương thức giải quyết.
5 Bước cư dân nên làm khi xảy ra tranh chấp phí dịch vụ chung cư
Bước 1: Không tranh luận chỉ dựa trên thông báo thu phí
Thông báo của ban quản lý hoặc chủ đầu tư chỉ là một trong các tài liệu cần xem xét. Hãy đối chiếu với hợp đồng mua bán, nghị quyết Hội nghị nhà chung cư và các thỏa thuận đã ký.
Bước 2: Yêu cầu giải thích bằng văn bản
Nếu có khoản thu chưa rõ, cư dân nên gửi yêu cầu bằng email, văn bản hoặc hình thức có thể lưu lại chứng cứ.
Nội dung nên yêu cầu làm rõ:
- Đơn giá;
- Diện tích tính phí;
- Thời gian tính phí;
- Căn cứ tăng giá;
- Các khoản tiền đang bị truy thu;
- Căn cứ pháp lý hoặc nghị quyết liên quan.
Bước 3: Thu thập chứng cứ trước khi ngừng đóng phí
Tự ý dừng toàn bộ nghĩa vụ thanh toán trong khi chưa xác định rõ căn cứ có thể khiến cư dân từ vị thế khiếu nại trở thành bên bị yêu cầu thanh toán công nợ. Nếu chỉ tranh chấp một phần khoản phí, cần tách phần đang tranh chấp khỏi phần nghĩa vụ không có tranh chấp.
Bước 4: Thương lượng hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Luật Nhà ở khuyến khích các bên giải quyết tranh chấp nhà ở thông qua hòa giải. Nếu thương lượng không đạt kết quả, có thể chuyển sang UBND xã, phường, Tòa án hoặc phương thức phù hợp khác tùy vụ việc.
Bước 5: Đánh giá hồ sơ pháp lý trước khi khởi kiện
Các hồ sơ tranh chấp thường cần được sắp xếp theo trình tự thời gian để làm rõ: thỏa thuận ban đầu → quyết định mức phí → quá trình cung cấp dịch vụ → số tiền đã thanh toán → khoản đang bị tranh chấp → quá trình khiếu nại, thương lượng.
Việc nghiên cứu hồ sơ trước khi lựa chọn thương lượng, khiếu nại hay khởi kiện cũng là nguyên tắc quan trọng trong xử lý các vụ việc dân sự, nhà ở và thương mại.
Luật sư hỗ trợ giải quyết tranh chấp chung cư như thế nào?
Tranh chấp phí dịch vụ đôi khi chỉ vài triệu đồng với một căn hộ, nhưng khi liên quan đến hàng chục hoặc hàng trăm căn hộ, tổng giá trị và mức độ phức tạp có thể tăng rất nhanh.
Công ty Luật TNHH Đỗ Gia Việt có thể hỗ trợ khách hàng rà soát hồ sơ, xác định căn cứ thu phí, đánh giá nghĩa vụ của từng bên, soạn văn bản yêu cầu, tham gia thương lượng và thực hiện các thủ tục giải quyết tranh chấp phù hợp.
Đối với các vụ việc liên quan đồng thời đến quyền sở hữu căn hộ, chủ đầu tư, diện tích chung – riêng hoặc các quan hệ bất động sản khác, khách hàng có thể tham khảo dịch vụ luật sư giải quyết tranh chấp đất đai và luật sư tư vấn luật đất đai.
Nếu vụ việc liên quan nhiều cá nhân, ban quản trị, doanh nghiệp quản lý vận hành hoặc cần đại diện làm việc với cơ quan nhà nước, dịch vụ pháp lý cho cá nhân và tổ chức có thể được lựa chọn tùy phạm vi công việc.
Với những tranh chấp đã kéo dài, giá trị lớn hoặc có nguy cơ phải khởi kiện, việc thuê luật sư chuyên nghiệp từ sớm giúp các bên xác định đúng chứng cứ, đúng yêu cầu và tránh những bước xử lý có thể gây bất lợi về sau.
Tranh chấp phí dịch vụ chung cư muốn giải quyết hiệu quả phải bắt đầu từ việc xác định chính xác khoản tiền đang tranh chấp, căn cứ hình thành mức phí và nghĩa vụ của từng bên. Cư dân không nên vội ngừng đóng phí, còn chủ đầu tư hoặc đơn vị vận hành cũng không nên chỉ dựa vào thông báo nội bộ để yêu cầu thanh toán. Khi thương lượng không đạt kết quả, các bên có thể đề nghị UBND xã, phường giải quyết theo thẩm quyền hiện hành hoặc lựa chọn Tòa án, Trọng tài trong trường hợp phù hợp. Với những vụ việc phức tạp, việc rà soát hồ sơ và xây dựng phương án pháp lý ngay từ đầu thường giúp hạn chế đáng kể thời gian, chi phí và nguy cơ tranh chấp kéo dài.
