Hồ sơ năng lực là gì? Những lưu ý khi làm hồ sơ năng lực công ty

Nếu bạn đang cần viết một bản hồ sơ năng lực công ty nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu thì tham khảo ngay bài viết dưới đây để nắm rõ các thông tin, những lưu ý khi viết mẫu hồ sơ năng lực công ty nhé!

Bạn đã từng thấy hồ sơ năng lực của nhiều công ty trên website của họ nhưng chưa hiểu rõ vai trò của nó? Để làm hồ sơ năng lực công ty gồm những gì, cấu trúc hồ sơ năng lực công ty ra sao? Hồ sơ năng lực công ty xây dựng có gì khác so với các ngành khác? Khi làm hồ sơ năng lực công ty cần lưu ý những điều gì? Dưới đây là những thông tin cần biết để bạn có thể hoàn thành tốt một mẫu hồ sơ năng lực. Cùng theo dõi bài viết này của chúng tôi nhé!

I. Hồ sơ năng lực công ty là gì? 

Mẫu hồ sơ năng lực công ty chuyên nghiệp

Đối với nhiều công ty có lịch sử hình thành và phát triển lâu dài thì Profile chính là bản giới thiệu quá trình này cũng như văn hóa doanh nghiệp. Nhưng hiện nay nhiều công ty đã tích hợp, tinh giản profile cùng hồ sơ năng lực công ty thành một. Thiết kế hồ sơ năng lực để làm nổi bật những đặc điểm. thế mạnh, sự khác biệt mà công ty mình có, bên cạnh đó là quá trình phát triển và độ tin cậy với khách hàng.

Điểm khác biệt lớn nhất giữa hồ sơ năng lực công ty và profile chính là mục đích sử dụng. Nếu profile sử dụng cho nhiều đối tượng khách hàng, đối tác, nhân viên mới,… thì hồ sơ năng lực công ty thường được sử dụng trong các cuộc đấu thầu, khi đàm phán, trao đổi với khách hàng, đối tác,… Nắm chắc sự khác biệt về hình thức, đặc điểm, công dụng giữa profile và mẫu hồ sơ năng lực sẽ giúp định hướng rõ ràng nội dung cần được nổi bật để gây ấn tượng với khách hàng, đối tác.

II. Những vai trò quan trọng của hồ sơ năng lực công ty 

1. Tham gia thầu một dự án

Hồ sơ năng lực công ty xây dựng là ấn phẩm rất quan trọng để mang đi đầu thầu các dự án với các doanh nghiệp khác. Không chỉ đối với các công ty xây dựng mà giờ đây cũng có rất nhiều ngành nghề khác sử dụng hồ sơ năng lực để đấu thầu các dự án như ngành tổ chức sự kiện, ngành y tế,…

Một bản hồ sơ năng lực công ty ấn tượng có nhiệm vụ giao tiếp, thuyết phục khách hàng ngay cả khi bạn không có quá nhiều thời gian trao đổi trực tiếp trong buổi dự thầu, triển lãm đấu thầu đó. Để gây được ấn tượng mạnh thì bạn cần thiết kế cấu trúc hồ sơ năng lực công ty chuyên nghiệp, khoa học, ngắn gọn, có cá tính, sáng tạo.

2. Gây được ấn tượng với khách hàng/đối tác

Cấu trúc hồ sơ năng lực công ty không chỉ là bản tóm tắt lịch sử hoạt động, sứ mệnh, tầm nhìn mà còn thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu công việc mà đối tác khách hàng sẽ được thỏa mãn nếu chọn công ty bạn. Hồ sơ năng lực là tài sản, bộ mặt đại diện của doanh nghiệp chính vì vậy hãy thiết kế hồ sơ năng lực độc đáo với nội dung chất lượng, tạo ấn tượng mạnh với khách hàng, khiến họ thích thú muốn tìm hiểu và lựa chọn bạn.

3. Khẳng định được thế mạnh so với đối thủ

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, Internet thì website chính là phương tiện tiếp cận gần nhất tới khách hàng. Họ có thể vào xem, tra cứu các thông tin về công ty bạn qua website, mạng xã hội,… Chính vì vậy, hồ sơ năng lực công ty thiết kế trên websute giúp khách hàng dễ dàng, nhanh chóng tham khảo, tra cứu thông tin thuận tiện mà bạn cũng không quá mất công sức để giới thiệu cho họ.

4. Là một giải pháp quảng bá thương hiệu

Khác với tờ rơi quảng cáo, card visit, hồ sơ năng lực công ty được thiết kế đẹp mắt, nội dung ngắn gọn, nhưng đầy đủ thông tin chính để giới thiệu cho khách hàng là một giải pháp quảng bá thương hiệu hiệu quả. Hồ sơ năng lực giúp nâng cao sự chuyên nghiệp, tạo sự uy tín cho công ty, đồng thời đáp ứng nhu cầu tìm hiểu của khách hàng.

III. Một mẫu hồ sơ năng lực công ty gồm những gì?

Mục lục hồ sơ năng lực công ty gồm những gì?

Theo quy định tại Khoản 31 điều 4 Luật đấu thầu năm 2013, mỗi công ty tham gia đấu thầu dự án cần có “hồ sơ dự thầu”. Bản hồ sơ này gồm những tài liệu về nhà thầu (công ty tham gia dự thầu) như năng lực, kinh nghiệm, tư cách tham gia đấu thầu,… Cũng như vậy, mẫu hồ sơ năng lực cũng giống như hồ sơ dự thầu, gồm các giấy tờ tương tự nhưng nó là nội dung không bắt buộc phải có khi dự thầu, đây chỉ là phần mà bạn muốn cung cấp thêm hoặc muốn làm nổi bật mình với các nhà thầu khác.

Hồ sơ dự thầu hay cấu trúc hồ sơ năng lực công ty thường có 3 nhóm nội dụng giấy tờ cần chuẩn bị như

• Tài liệu kiểm chứng tư cách dự thầu hợp lệ như giấy đăng ký kinh doanh, giấy xác nhận không nợ thuế, giấy xác nhận nhà thầu không bị cấm thầu, báo cáo tài chính,…
• Tài liệu xác minh về đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu.
• Tài liệu tài chính dự kiến đối với gói thầu.

Từ đó ta thấy, tùy vào tính chất, quy mô cũng như yêu cầu của từng gói thầy cụ thể mà các nội dung về điều kiện, đặc điểm cần chuẩn bị trong hồ sơ năng lực doanh nghiệp là khác nhau.

IV. Những lưu ý khi làm hồ sơ năng lực công ty

Để làm hồ sơ năng lực công ty một cách tốt nhất, bạn cần phải đặt ra những câu hỏi để xác định mục đích như hồ sơ năng lực có vai trò gì, hồ sơ năng lực công ty cần những gì? Dưới đây là những tiêu chí để thiết kế mẫu hồ sơ năng lực chuyên nghiệp như sau

• Hồ sơ thể hiện đặc trưng nổi bật của doanh nghiệp bằng nội dung, hình ảnh.
• Hình ảnh được sử dụng phải chân thực, đẹp mắt, độc đáo, để lại ấn tượng mạnh cho người xem.
• Nội dung súc tích, ngắn gọn, thâu tóm đầy đủ những ý chính và có cá tính riêng,
• Hồ sơ năng lực công ty được in ấn bằng giấy chất lượng cao, bền.

V. Phân biệt hồ sơ năng lực công ty và hồ sơ mời thầu

Phân biệt hồ sơ năng lực với hồ sơ dự thầu 

1. Hồ sơ năng lực công ty

Hồ sơ năng lực công ty là ấn phẩm giới thiệu doanh nghiệp với đối tác, khách hàng, hoặc được sử dụng khi tham gia đấu thầu. Trước đây hồ sơ năng lực công ty xây dựng sử dụng phần nhiều thì giờ đây nó đã được sử dụng rộng rãi hơn ở nhiều lĩnh vực khác nhau.

Hồ sơ năng lực công ty gồm có những mục chính như sau:

• Tầm nhìn/ sứ mệnh/ giá trị cốt lõi doanh nghiệp
• Tổng quan công ty doanh nghiệp
• Lịch sử thời gian hình thành và các giai đoạn phát triển của doanh nghiệp
• Thành tích và những sự kiện nổi bật
• Nguồn nhân lực
• Cơ sở pháp lý
• Khách hàng và đối tác tiêu biểu

2. Hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu là tài liệu mà doanh nghiệp sẽ đưa ra bản thiết kế, dự toán chi phí và các báo cáo chung để tham gia đấu thầu dự án. Hồ sơ mời thầu thường gồm 2 phần về kỹ thuật và tài chính tương đương với 2 giai đoạn duyệt thầu dự án. Nếu các hồ sơ mời thầu đạt tiêu chuẩn về kỹ thuật thì sẽ xét về báo cáo dự toán tài chính để lựa chọn.

Quy trình làm hồ sơ chào thầu:

• Bước 1: Đọc kỹ hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công
• Bước 2: Làm y nguyên các biểu mẫu theo hồ sơ dự thầu
• Bước 3: Trình bày hồ sơ dự thầu

Một hồ sơ năng lực công ty gồm những gì để dự thầu? Dưới đây là 4 yếu tố cần:

• Các giấy tờ hành chính: Phụ thuộc vào yêu cầu của gói thầu, công ty dự thầu cần chuẩn bị các giấy tờ cơ bản như giấy đăng ký kinh doanh, các hợp đồng đã thực hiện, báo cáo tài chính, danh sách nhân sự dự kiến thực hiện gói thầu, danh sách vật tư, báo cáo chi phí dự kiến,…
• Hồ sơ năng lực công ty xây dựng: Dù là tài liệu không bắt buộc nhưng nó có tính quan trọng, độc đáo, giúp công ty bạn nổi bật, tạo ấn tượng với đơn vị mời thầu.
• Phương án thi công: Dựa theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, doanh nghiệp bạn cần đề xuất các phương án thi công, bản vẽ và các mẫu dự kiến cho công trình.
• Giá dự thầu: bên cạnh phương án thi công phù hợp thì chi phí tối ưu sẽ là điểm mạnh quan trọng giúp bạn thắng thầu.

VI. Kết luận

Trên đây là những thông tin liên quan đến hồ sơ năng lực công ty gồm những gì, cấu trúc hồ sơ năng lực công ty ra sao? Hồ sơ năng lực công ty xây dựng có gì khác so với các ngành khác? Khi làm hồ sơ năng lực công ty cần lưu ý những điều gì? Làm thế nào để hoàn thành tốt một mẫu hồ sơ năng lực. Thông qua bài viết trên, chúng tôi mong rằng nó sẽ có ích cho các doanh nghiệp khi đang chuẩn bị dự án đấu thầu, và trở nên chuyên nghiệp hơn với các đối tác với hồ sơ năng lực công ty chuyên nghiệp. Hãy vận dụng ngay những kỹ năng trên nhé!