“Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ logistics chậm nhất là khi nào? Nếu xuất chậm có bị phạt không?”
Đây là thắc mắc rất phổ biến và cũng là điểm dễ sai phạm vì logistics là dịch vụ tổ hợp, gồm nhiều công đoạn, nhiều thời điểm thực hiện khác nhau, dẫn đến doanh nghiệp lúng túng trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn.
Với tư cách luật sư tư vấn doanh nghiệp – Công ty Luật Đỗ Gia Việt sẽ phân tích quy định pháp luật liên quan và giải thích chi tiết để doanh nghiệp có thể thực hiện đúng, phòng tránh rủi ro về thuế.
Cơ sở pháp lý quy định thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ
Việc xác định thời điểm lập hóa đơn dịch vụ logistics được điều chỉnh bởi:
- Luật Thuế Giá trị gia tăng
- Luật Quản lý thuế
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ
- Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC (hướng dẫn thuế GTGT)
- Các văn bản trả lời chính thức của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế
Trong đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP là văn bản quan trọng nhất, quy định rõ thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ.
Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Đối với cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải được lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Như vậy, nguyên tắc chung là:
✔ Phải lập hóa đơn khi dịch vụ hoàn thành
✔ Không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán
Điều này áp dụng với mọi loại hình dịch vụ bao gồm cả logistics.
Vậy thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ logistics chậm nhất là khi nào?
Dựa trên các quy định pháp luật hiện hành, có thể kết luận:
➡️ Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ logistics chậm nhất là NGAY KHI HOÀN THÀNH TOÀN BỘ DỊCH VỤ đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc đơn hàng.
Điều đó đồng nghĩa:
- Khi đã giao hàng,
- Khi đã vận chuyển xong,
- Khi đã bàn giao chứng từ,
- Khi đã hoàn thành việc lưu kho,
- Khi đã hoàn tất thông quan,
- Hoặc khi dịch vụ đã được ghi nhận là hoàn tất theo hợp đồng.
➡️ Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm đó.
Pháp luật không cho phép xuất hóa đơn chậm hơn thời điểm hoàn thành dịch vụ.
Vì sao logistics phải “hoàn thành dịch vụ” mới được lập hóa đơn?
Logistics là ngành đặc thù, bao gồm nhiều công đoạn:
- Vận chuyển nội địa
- Vận chuyển quốc tế
- Gom hàng chia hàng
- Kho bãi lưu container
- Thông quan hải quan
- Giao nhận tại kho
- Dịch vụ đại lý vận tải
Chính vì đa dạng nên pháp luật quy định hoàn thành đến đâu, xuất hóa đơn đến đó, tránh trường hợp doanh nghiệp:
- Xuất hóa đơn khi dịch vụ chưa hoàn thành (vi phạm)
- Xuất hóa đơn quá muộn vì chờ hợp đồng tổng
- Không xuất hóa đơn cho các giai đoạn riêng lẻ
Doanh nghiệp logistics có thể xuất hóa đơn theo từng phần không?
✔ Có, nếu việc cung cấp dịch vụ được chia thành từng phần.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Nếu dịch vụ hoàn thành từng phần → được lập hóa đơn tương ứng với phần đã hoàn thành.
Ví dụ:
- Hợp đồng bao gồm: vận chuyển + lưu kho + thông quan
- Doanh nghiệp hoàn thành vận chuyển trước → có thể xuất hóa đơn riêng cho phần vận chuyển
- Sau đó, xuất hóa đơn cho phần lưu kho
- Rồi xuất hóa đơn cho phần thông quan
Pháp luật cho phép, nhưng doanh nghiệp phải có:
- Biên bản nghiệm thu từng phần
- Hợp đồng ghi rõ giai đoạn dịch vụ
- Xác nhận hoàn thành công việc
Đây là cách để doanh nghiệp tuân thủ quy định mà vẫn linh hoạt dòng tiền.
Nếu khách hàng chưa thanh toán thì có được chậm xuất hóa đơn không?
➡️ KHÔNG.
Pháp luật quy định rõ: Xuất hóa đơn không phụ thuộc vào việc khách hàng đã trả tiền hay chưa.
Doanh nghiệp logistics thường gặp tình huống:
- Khách hàng yêu cầu chờ thanh toán rồi mới xuất
- Khách nợ tiền
- Khách đang đợi đối tác nước ngoài duyệt chứng từ
Tuy nhiên, dù vì bất kỳ lý do nào, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn khi dịch vụ đã hoàn thành.
Nếu không thực hiện, doanh nghiệp bị xem là:
- Xuất hóa đơn chậm
- Có hành vi che giấu doanh thu
- Trốn thuế hoặc gian lận thuế (tùy mức độ)
Hậu quả pháp lý khi xuất hóa đơn logistics chậm
Theo quy định của Bộ Tài chính về xử phạt hóa đơn:
❌ Phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng
Nếu lập hóa đơn quá thời hạn từ 1 – 5 ngày mà không gây hậu quả.
❌ Phạt từ 8.000.000 – 15.000.000 đồng
Nếu lập hóa đơn quá thời hạn từ 6 – 10 ngày.
❌ Phạt đến 25.000.000 đồng
Khi hóa đơn lập chậm trên 10 ngày.
Trường hợp nghiêm trọng:
- Bị cơ quan thuế ấn định thuế
- Điều tra hành vi trốn thuế
- Phạt truy thu, tiền chậm nộp
- Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp logistics
Do đó, doanh nghiệp tuyệt đối không được xuất hóa đơn logistics chậm hơn thời điểm hoàn thành dịch vụ.
Một số tình huống thực tế thường gặp trong ngành logistics
(1) Dịch vụ kéo dài nhiều ngày, xuất hóa đơn lúc nào?
➡️ Khi công đoạn cuối cùng hoàn tất.
(2) Dịch vụ vận tải quốc tế, phải chờ chứng từ nước ngoài?
➡️ Hóa đơn vẫn phải lập vào thời điểm hoàn thành công việc tại Việt Nam.
(3) Khách yêu cầu giữ chứng từ chờ đối soát
➡️ Vẫn phải lập hóa đơn đúng hạn, việc đối soát là câu chuyện giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Dịch vụ lưu container kéo dài theo tháng
➡️ Có thể lập hóa đơn theo kỳ (ví dụ: 30 ngày/lần).
Hợp đồng logistics trọn gói
➡️ Nếu hợp đồng không chia nhỏ, hóa đơn phải lập khi toàn bộ gói dịch vụ hoàn thành.
Doanh nghiệp cần làm gì để không xuất hóa đơn chậm?
Với kinh nghiệm tư vấn thuế, doanh nghiệp của Công ty Luật Đỗ Gia Việt, tôi đề xuất:
✔ Xây dựng quy trình đối soát nội bộ theo từng dịch vụ
Logistics gồm nhiều bộ phận: vận tải – kho bãi – khai thuê hải quan – chứng từ… Doanh nghiệp cần quy trình xác nhận hoàn thành công việc.
✔ Hợp đồng phải quy định rõ thời điểm xác nhận hoàn thành dịch vụ
✔ Sử dụng hóa đơn điện tử linh hoạt
✔ Tập huấn bộ phận kế toán – chứng từ để nhận diện thời điểm lập hóa đơn
✔ Không chờ khách hàng thanh toán mới xuất hóa đơn
✔ Lưu trữ đầy đủ biên bản giao nhận, chứng từ vận tải
=> Đây là cách duy nhất để tránh rủi ro pháp lý.
Cần luật sư tư vấn về thuế, logistics và hợp đồng liên hệ công ty luật Đỗ Gia Việt
Với vai trò là luật sư tư vấn doanh nghiệp,Công ty Luật Đỗ Gia Việt, chúng tôi nhận thấy rằng:
- 70% sai phạm về hóa đơn xuất phát từ hiểu sai thời điểm lập hóa đơn
- 60% doanh nghiệp logistics bị xử phạt do xuất hóa đơn chậm
- Nhiều doanh nghiệp mất đối tác vì sai sót chứng từ
Để tránh rủi ro, bạn nên trao đổi với chuyên gia pháp lý ngay khi gặp vướng mắc.
Công ty Luật Đỗ Gia Việt là một trong những công ty luật sư uy tín tại Hà Nội và văn phòng luật sư uy tín tại Hà Nội
Chúng tôi cung cấp dịch vụ:
- Tư vấn thuế – hóa đơn – chứng từ
- Tư vấn hợp đồng logistics
- Soạn thảo rà soát hợp đồng vận tải
- Tư vấn doanh nghiệp đầu tư
- Tư vấn dân sự đất đai (luật sư tư vấn luật đất đai)
Chúng tôi luôn là đối tác đồng hành pháp lý tin cậy của doanh nghiệp logistics tại Việt Nam. Vì vậy, nếu cần tư vấn, hãy liên hệ ngay.
📞 Hotline tư vấn: 094.445.0105
📧 Email: luatdogiaviet@gmail.com
