Từ ngày 01/7/2026, quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tiếp tục có nhiều nội dung quan trọng mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần đặc biệt lưu ý. Không chỉ liên quan đến đối tượng sử dụng, Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định cụ thể về thông tin phải có trên hóa đơn, cách chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế, phương thức giao hóa đơn cho khách hàng và nguyên tắc xử lý khi hóa đơn đã lập có sai sót.
Đối với các cơ sở bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ăn uống, vui chơi giải trí và nhiều mô hình kinh doanh trực tiếp với người tiêu dùng, việc xác định mình có thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền hay không là vấn đề cần được kiểm tra ngay. Bài viết dưới đây của Công ty Luật TNHH Đỗ Gia Việt phân tích các quy định đáng chú ý và những vấn đề thực tế cần chuẩn bị khi áp dụng.
Những ai sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/7/2026?
Đây là vấn đề dễ bị hiểu sai nhất khi áp dụng quy định mới.
Nhóm kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng
Theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc các lĩnh vực như: Trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ, trừ ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; vận tải hành khách; dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ; nghệ thuật; vui chơi, giải trí; chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Như vậy, một cửa hàng thời trang, cửa hàng tiện lợi, quán ăn, quán cà phê, nhà hàng, khách sạn, cơ sở vui chơi giải trí… có hoạt động bán trực tiếp cho người tiêu dùng cần đặc biệt rà soát quy định này.
Không phải cứ bán lẻ là bắt buộc chuyển sang máy tính tiền
Một điểm rất quan trọng là ngay sau quy định trên, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định: trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh trực tiếp với người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo điểm a hoặc điểm b khoản 1 Điều 6 thì không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Do đó, không nên hiểu đơn giản rằng từ ngày 01/7/2026 mọi cửa hàng, quán ăn hoặc cơ sở bán lẻ đều bắt buộc phải thay toàn bộ hệ thống hóa đơn hiện tại bằng hóa đơn từ máy tính tiền.
Cần kiểm tra đồng thời ngành nghề kinh doanh, phương thức bán hàng và loại hóa đơn điện tử doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đang đăng ký sử dụng.
Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng cần lưu ý
Điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc hộ, cá nhân kinh doanh bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Đối với hộ kinh doanh chưa thuộc trường hợp bắt buộc nhưng có nhu cầu sử dụng, pháp luật cũng cho phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải có những nội dung nào?
Khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải có các nhóm thông tin cơ bản sau:
Thông tin của người bán
Hóa đơn cần thể hiện: Tên người bán; địa chỉ; mã số thuế của người bán.
Các thông tin này phải thống nhất với dữ liệu đăng ký thuế, tránh tình trạng phần mềm bán hàng sử dụng địa chỉ, tên doanh nghiệp hoặc mã số thuế cũ sau khi doanh nghiệp đã thay đổi thông tin đăng ký.
Thông tin người mua khi người mua yêu cầu
Hóa đơn có thể thể hiện: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại của người mua theo quy định nếu người mua yêu cầu.
Quy định này phù hợp với đặc điểm của hoạt động bán lẻ, bởi nhiều giao dịch trực tiếp với cá nhân không cần thu thập đầy đủ thông tin khách hàng. Tuy nhiên, khi khách hàng mua hàng phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và yêu cầu xuất hóa đơn theo thông tin của đơn vị thì người bán cần nhập chính xác dữ liệu mà khách hàng cung cấp.
Thông tin hàng hóa, dịch vụ và tiền thanh toán
Hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán. Riêng tổ chức kinh tế nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ phải thể hiện rõ giá bán chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
Đây là nội dung cần được thiết lập đúng ngay trong phần mềm POS hoặc phần mềm bán hàng. Việc chỉ nhập một mức “giá tổng” nhưng không phân loại đúng thuế suất có thể dẫn đến sai dữ liệu hóa đơn và ảnh hưởng đến việc kê khai thuế.
Thời điểm lập và thông tin để tra cứu hóa đơn
Hóa đơn phải có thời điểm lập hóa đơn và mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn từ máy tính tiền.
Người bán có thể gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương thức điện tử như tin nhắn, email hoặc phương thức điện tử khác, đồng thời có thể cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để khách hàng tra cứu và tải hóa đơn.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nên chuẩn bị gì để sử dụng đúng hóa đơn từ máy tính tiền?
Việc tuân thủ quy định không nên chỉ được hiểu là “mua phần mềm xuất hóa đơn”. Trên thực tế, cơ sở kinh doanh nên rà soát toàn bộ quy trình bán hàng.
Trước hết, cần xác định chính xác mình thuộc nhóm nào tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đang sử dụng hóa đơn có mã, không có mã hay cần đăng ký hóa đơn từ máy tính tiền. Đặc biệt không nên tự động kết luận rằng kinh doanh bán lẻ đồng nghĩa với bắt buộc chuyển đổi.
Tiếp theo, cần kiểm tra hệ thống POS hoặc phần mềm bán hàng có khả năng đồng bộ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, phương thức thanh toán và dữ liệu hóa đơn hay không.
Thông tin pháp lý của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người đại diện cũng phải thống nhất với dữ liệu quản lý thuế, đăng ký kinh doanh và dữ liệu định danh.
Nhân viên tại quầy cần được hướng dẫn về thời điểm xuất hóa đơn, cách lấy thông tin khách hàng khi khách yêu cầu, cách gửi hóa đơn qua email, tin nhắn hoặc QR và quy trình xử lý khi hóa đơn lập sai.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần có cơ chế kiểm tra số liệu giữa doanh thu thực tế, dữ liệu trên máy tính tiền, hóa đơn đã lập và số liệu chuyển đến cơ quan thuế. Sự chênh lệch kéo dài giữa các hệ thống có thể tạo ra rủi ro trong quá trình kê khai, giải trình hoặc kiểm tra thuế.
Luật Đỗ Gia Việt tư vấn về hóa đơn điện tử và pháp luật doanh nghiệp
Các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 01/7/2026 không chỉ ảnh hưởng đến phần mềm xuất hóa đơn mà còn liên quan trực tiếp đến quy trình bán hàng, kê khai thuế, quản trị doanh thu và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp, hộ kinh doanh.
Đặc biệt, cần tránh hai cách hiểu cực đoan: cho rằng mọi cơ sở bán lẻ đều bắt buộc phải chuyển sang hóa đơn từ máy tính tiền hoặc ngược lại cho rằng đã có phần mềm bán hàng thì không cần thực hiện thêm thủ tục nào. Việc xác định nghĩa vụ phải căn cứ vào từng mô hình kinh doanh, loại hóa đơn đang sử dụng, doanh thu và phương thức bán hàng thực tế.
Khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh gặp vướng mắc trong việc xác định đối tượng sử dụng hóa đơn, đăng ký hoặc thay đổi hình thức hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn lập sai, rà soát quy trình thuế và các vấn đề pháp lý trong hoạt động kinh doanh, Công ty Luật TNHH Đỗ Gia Việt có thể hỗ trợ nghiên cứu quy định, đánh giá hồ sơ và đưa ra phương án xử lý phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
