Khi Sổ đỏ bị hư hỏng, thất lạc hoặc cần cập nhật thông tin (ví dụ như thay đổi họ tên, diện tích… theo đo đạc thực tế) thì người sử dụng đất phải thực hiện thủ tục cấp đổi Sổ đỏ. Từ ngày 01/7/2025, theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, thủ tục cấp đổi Sổ đỏ đã có nhiều thay đổi để đơn giản hóa thủ tục hành chính và tăng hiệu quả trong quản lý đất đai. Bài viết này sẽ hướng dẫn thủ tục cấp đổi Sổ đỏ từng bước theo quy định mới nhất dễ hiểu, dễ áp dụng trong thực tiễn.

Tại sao phải cấp đổi Sổ đỏ?

Cấp đổi Sổ đỏ được thực hiện khi:

🔹 Giấy chứng nhận hiện tại đã cấp bị hư hỏng

Như bị ố, rách, nhòe, hư hỏng không đọc được thông tin.

🔹 Giấy chứng nhận cũ cần cập nhật thông tin về quyền sử dụng đất

Ví dụ: đổi họ tên, thêm tên vợ/chồng, chỉnh lại diện tích, kích thước thửa đất theo kết quả đo đạc thực tế.

🔹 Giấy chứng nhận ghi sai thông tin

Như sai họ tên, vị trí thửa đất, hoặc muốn tách, gộp thửa đất.

🔹 Có nhu cầu cấp đổi để phù hợp với thực tế pháp luật hiện hành

Mẫu Giấy chứng nhận được cập nhật theo quy định mới và mã QR, dữ liệu vào hệ thống quốc gia.

Như vậy, cấp đổi Sổ đỏ không chỉ là “đổi phôi” đơn thuần, mà còn là thủ tục để đảm bảo thông tin pháp lý của bạn phù hợp với thực tế, tránh tranh chấp và rủi ro pháp lý sau này.

Những trường hợp được cấp đổi Sổ đỏ theo quy định mới từ 01/7/2025

Theo quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, có nhiều trường hợp cụ thể được cấp đổi Sổ đỏ, bao gồm:

🔸 Giấy chứng nhận đã cấp bị hư hỏng

🔸 Người sử dụng đất yêu cầu ghi đầy đủ tên thành viên có chung quyền sử dụng đất

🔸 Giấy chứng nhận ghi sai họ, tên hoặc chưa phản ánh đúng quyền sử dụng đất thực tế

🔸 Vị trí thửa đất trên sổ không khớp với thực tế sử dụng

🔸 Thửa đất thay đổi kích thước, diện tích theo đo đạc bản đồ địa chính

🔸 Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật đất đai hiện hành.

Hồ sơ cần chuẩn bị để cấp đổi Sổ đỏ

Để tiến hành cấp đổi Sổ đỏ theo quy định mới, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm các tài liệu cơ bản sau:

📑 Đơn đăng ký biến động đất đai và tài sản gắn liền với đất

Theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP đây là mẫu dùng chung trong mọi trường hợp đổi Sổ đỏ.

📑 Bản chính Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp

Nếu sổ đỏ bị hư hỏng, bạn nộp bản bị hư kèm theo hồ sơ.

📑 Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất

Chỉ cần trong các trường hợp:

• Đổi Sổ đỏ do thay đổi diện tích, kích thước
• Hoặc người sử dụng đất có nhu cầu đo đạc xác định lại diện tích.

📑 Giấy tờ khác khi có yêu cầu

Ví dụ:

• Giấy đăng ký kết hôn khi cần ghi tên vợ/chồng
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất theo hộ gia đình
• Văn bản ủy quyền khi người xác lập thay mặt.

👉 Lưu ý: Tùy từng trường hợp cụ thể, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ phù hợp với thay đổi bạn muốn cập nhật.

Nơi nộp hồ sơ cấp đổi Sổ đỏ

Bạn có thể nộp hồ sơ tại các cơ quan sau:

📍 Bộ phận “Một cửa” của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

📍 Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh

📍 Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tại địa phương

📍 Nộp hồ sơ trực tuyến (nếu địa phương có áp dụng dịch vụ số hóa hồ sơ)

👉 Khi nộp hồ sơ, bạn có thể nộp bản sao hoặc bản scan có chứng thực/công chứng kèm theo bản chính để cán bộ đối chiếu. Khi nhận kết quả, bạn xuất trình bản chính để đối chiếu nếu cần.

Quy trình cấp đổi Sổ đỏ theo từng bước

Quy trình thực hiện cấp đổi Sổ đỏ diễn ra theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như đã nêu ở mục 3 để nộp.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc chi nhánh nơi có thửa đất.

Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và:

• Cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.
• Nếu hồ sơ thiếu, cán bộ sẽ yêu cầu bổ sung theo quy định.

Bước 3: Cơ quan đăng ký đất đai xử lý hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ tiến hành:

• Đối chiếu thông tin tình trạng hôn nhân qua dữ liệu quốc gia dân cư; nếu không có thì hướng dẫn người sử dụng đất nộp giấy đăng ký kết hôn.
• Kiểm tra thực địa thửa đất nếu vị trí/kích thước đất không khớp với dữ liệu cũ.
• Trích đo, cập nhật diện tích, ranh giới nếu có nhu cầu.
• Xác định nghĩa vụ tài chính đất đai nếu có phát sinh theo quy định.
• Chỉnh lý hồ sơ địa chính, cập nhật vào cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia.
• Cấp Giấy chứng nhận mới và trao cho người sử dụng đất hoặc gửi lại cho Bộ phận tiếp nhận trả kết quả.

Việc trao Giấy chứng nhận có thể được thực hiện trực tiếp tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc thông qua cơ quan tiếp nhận hồ sơ khi hoàn tất.

Thời gian giải quyết và chi phí liên quan

⏱ Thời gian giải quyết

Thời gian thực hiện thủ tục cấp đổi Sổ đỏ theo quy định thường không quá 07–17 ngày làm việc, tùy theo yêu cầu thay đổi, khối lượng công việc đo đạc, chỉnh lý hồ sơ, và tốc độ xử lý của cơ quan đăng ký đất đai tại địa phương.

💰 Chi phí

Các chi phí có thể phát sinh gồm:

• Lệ phí cấp đổi Sổ đỏ theo quy định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.
• Phí đo đạc, trích đo bản đồ địa chính (nếu có yêu cầu đo mới).
• Các mức phí khác theo quy định (như phí lưu trữ, xử lý hồ sơ).

Lưu ý: Người sử dụng đất nên hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ về chi phí chi tiết trước khi nộp hồ sơ để chủ động trong quá trình thực hiện.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện cấp đổi Sổ đỏ

✔ Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để tránh phải đi lại nhiều lần

Một bộ hồ sơ đầy đủ ngay từ lần đầu nộp giúp rút ngắn thời gian phát hành Giấy chứng nhận mới.

✔ Cập nhật đúng thông tin khi có thay đổi về thành viên sử dụng đất

Bạn nên kiểm tra kỹ khi thêm tên vợ/chồng hoặc các thành viên khác để tránh tranh chấp pháp lý sau này.

✔ Kiểm tra quy hoạch sử dụng đất

Khi thửa đất nằm trong khu quy hoạch, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu bạn xuất trình giấy tờ liên quan phù hợp quy hoạch mới nhất.

Việc cấp đổi Sổ đỏ là thủ tục quan trọng để bảo vệ quyền sử dụng đất một cách hợp pháp và hợp lệ theo pháp luật hiện hành. Từ ngày 01/7/2025, quy định mới được ban hành tại Nghị định 151/2025/NĐ-CP đã đơn giản hóa nhiều thủ tục, giúp người dân nắm rõ quy trình cấp đổi Sổ đỏ, hồ sơ cần chuẩn bị và thời gian thực hiện.

Nếu bạn cần hướng dẫn thủ tục cấp đổi Sổ đỏ chi tiết hơn hoặc muốn hỗ trợ trọn gói cấp đổi sổ đỏ, vui lòng liên hệ công ty luật sư uy tín tại Hà Nội, văn phòng luật sư uy tín tại Hà Nội như công ty Luật Đỗ Gia Việt để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác. Công ty Đỗ Gia Việt với đội ngũ luật sư tư vấn luật đất đai chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ bạn thủ tục cấp đổi sổ đỏ nhanh chóng và chính xác nhất.