Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể từ ngày 01/07/2025 có nhiều thay đổi đáng chú ý về cơ quan tiếp nhận, thành phần hồ sơ, phương thức nộp và việc liên thông thông tin thuế. Đặc biệt, thay vì thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện như trước đây, hiện nay hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh được cấp đồng thời có giá trị là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh.
Trong bài viết dưới đây, Luật Đỗ Gia Việt hướng dẫn chi tiết hồ sơ, trình tự đăng ký, cách lựa chọn tên, trụ sở, ngành nghề và những vấn đề cần kiểm tra trước khi nộp hồ sơ để hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
Những trường hợp nào phải đăng ký hộ kinh doanh?
Người thực hiện hoạt động kinh doanh dưới danh nghĩa hộ kinh doanh về nguyên tắc phải thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định.
Tuy nhiên, khoản 3 Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định một số trường hợp không bắt buộc đăng ký hộ kinh doanh, gồm:
- Hộ gia đình sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, làm muối;
- Người bán hàng rong, quà vặt;
- Người buôn chuyến;
- Người kinh doanh lưu động;
- Người kinh doanh thời vụ;
- Người làm dịch vụ có thu nhập thấp.
Ngoại lệ là trường hợp những chủ thể trên kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện thì vẫn phải đáp ứng các yêu cầu pháp luật tương ứng. Mức thu nhập được coi là “thu nhập thấp” do UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định trong phạm vi địa phương.
Do đó, không nên hiểu rằng cứ bán hàng nhỏ lẻ là đương nhiên phải thành lập hộ kinh doanh hoặc ngược lại, cứ quy mô nhỏ là được miễn đăng ký. Cần xem xét tính chất hoạt động, địa điểm, ngành nghề và quy định của địa phương.
Điều kiện cần kiểm tra trước khi đăng ký hộ kinh doanh cá thể
Thực tế, phần dễ phát sinh vướng mắc không nằm ở việc điền biểu mẫu mà thường nằm ở tên hộ kinh doanh, trụ sở, ngành nghề và thông tin của người đăng ký.
Ai có quyền thành lập hộ kinh doanh?
Cá nhân, thành viên hộ gia đình là công dân Việt Nam có năng lực hành vi dân sự đầy đủ có quyền thành lập hộ kinh doanh, trừ các trường hợp pháp luật hạn chế.
Một số trường hợp không được quyền thành lập hộ kinh doanh gồm người:
- Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
- Đang bị tạm giam;
- Đang chấp hành hình phạt tù;
- Đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc;
- Đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định;
- Thuộc trường hợp khác bị pháp luật cấm thành lập hộ kinh doanh.
Ngoài ra, một cá nhân hoặc thành viên hộ gia đình chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trong phạm vi toàn quốc.
Cách đặt tên hộ kinh doanh đúng quy định
Tên hộ kinh doanh phải bao gồm hai thành tố theo thứ tự: “Hộ kinh doanh” + Tên riêng.
Ví dụ:
Hộ kinh doanh Minh Phát
Hộ kinh doanh Nội thất Gia Việt
Tên riêng có thể sử dụng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt và các chữ F, J, Z, W, đồng thời có thể kèm theo chữ số hoặc ký hiệu.
Không được sử dụng các cụm từ:
- “Công ty”;
- “Tổng công ty”;
- “Tập đoàn”;
- “Doanh nghiệp”
để đặt tên hộ kinh doanh.
Tên đăng ký cũng không được sử dụng trái phép tên thương mại, nhãn hiệu hoặc chỉ dẫn địa lý đang được bảo hộ của chủ thể khác.
Một điểm mới cần đặc biệt lưu ý là tên tiếng Việt của hộ kinh doanh không được trùng hoàn toàn với tên tiếng Việt của hộ kinh doanh đã đăng ký trong phạm vi cùng cấp xã, trừ hộ kinh doanh đã chấm dứt hoạt động. Pháp luật hiện nay cũng cho phép hộ kinh doanh đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt.
Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, nên chuẩn bị ít nhất 2 đến 3 phương án tên để xử lý nhanh nếu tên dự kiến không được chấp thuận.
Trụ sở hộ kinh doanh phải xác định như thế nào?
Trụ sở hộ kinh doanh là địa chỉ liên lạc được đăng ký để cơ quan quản lý nhà nước liên hệ, đồng thời về nguyên tắc là nơi hộ kinh doanh thực hiện hoạt động kinh doanh. Địa chỉ phải xác định được theo địa giới hành chính trên lãnh thổ Việt Nam.
Khi kê khai địa chỉ, nên ghi đầy đủ: Số nhà – đường/phố/thôn/xóm – xã/phường – tỉnh/thành phố.
Địa chỉ không rõ ràng, thiếu số nhà, thiếu thông tin hành chính hoặc thông tin không thống nhất với thực tế là một trong những nguyên nhân có thể khiến quá trình xử lý hồ sơ kéo dài.
Một hộ kinh doanh có được mở nhiều địa điểm không?
Có. Theo Điều 87 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, một hộ kinh doanh có thể có nhiều địa điểm kinh doanh trong phạm vi cả nước.
Khi hoạt động tại địa điểm ngoài trụ sở, hộ kinh doanh phải thực hiện nghĩa vụ thông báo với cơ quan quản lý thuế và cơ quan quản lý thị trường nơi đặt địa điểm kinh doanh theo quy định.
Do đó, không nên nhầm lẫn giữa: Trụ sở hộ kinh doanh: địa chỉ đăng ký chính; và Địa điểm kinh doanh: nơi thực tế triển khai thêm hoạt động kinh doanh ngoài trụ sở.
Đăng ký ngành nghề kinh doanh như thế nào?
Hộ kinh doanh được quyền kinh doanh những ngành, nghề mà pháp luật không cấm. Khi đăng ký thành lập, người đăng ký phải lựa chọn một ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam làm ngành nghề kinh doanh chính.
Đối với các ngành nghề khác ngoài ngành nghề chính, việc kê khai được thực hiện theo quy định tại Điều 89 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Đặc biệt, với ngành nghề kinh doanh có điều kiện như một số lĩnh vực:
- Thực phẩm;
- Giáo dục;
- Y tế;
- Dịch vụ bảo vệ;
- Karaoke;
- Lưu trú;
- Một số hoạt động vận tải;
- Một số ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hoặc giấy phép chuyên ngành;
thì Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không thay thế giấy phép hoặc điều kiện chuyên ngành. Hộ kinh doanh chỉ được hoạt động ngành nghề có điều kiện khi đã đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật tương ứng.
Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể năm 2026 gồm những gì?
Theo Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh về nguyên tắc khá gọn.
Trường hợp một cá nhân tự thành lập hộ kinh doanh
Hồ sơ cơ bản gồm: 01 Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
Biểu mẫu đăng ký hiện hành được ban hành theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
Trường hợp các thành viên hộ gia đình cùng thành lập
Hồ sơ gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;
- Bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh.
Văn bản ủy quyền giữa các thành viên hộ gia đình trong trường hợp này phải được công chứng hoặc chứng thực. Mỗi lần thực hiện thủ tục, người đăng ký chỉ phải nộp 01 bộ hồ sơ. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã không được yêu cầu người đăng ký nộp thêm giấy tờ ngoài những giấy tờ được Nghị định quy định.
Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể năm 2026
Quy trình có thể thực hiện theo các bước sau.
Bước 1: Kiểm tra thông tin dự kiến đăng ký
Trước khi lập hồ sơ, cần xác định rõ:
- Người đứng tên chủ hộ;
- Các thành viên cùng đăng ký nếu có;
- Tên hộ kinh doanh;
- Địa chỉ trụ sở;
- Ngành nghề kinh doanh chính;
- Các ngành nghề khác;
- Vốn kinh doanh;
- Ngày dự kiến bắt đầu hoạt động;
- Thông tin liên hệ.
Việc kiểm tra trước tên, địa chỉ và ngành nghề giúp hạn chế nguy cơ hồ sơ phải sửa đổi.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
- Đối với hộ do một cá nhân thành lập, hồ sơ thường chỉ cần Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, ngoài các giấy tờ phát sinh khi có ủy quyền hoặc trong những trường hợp đặc biệt.
- Đối với hộ do các thành viên hộ gia đình cùng thành lập, cần thêm văn bản ủy quyền đã được công chứng hoặc chứng thực.
Bước 3: Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ
Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định ba phương thức đăng ký:
Cách 1: Nộp trực tiếp;
Cách 2: Nộp qua dịch vụ bưu chính;
Cách 3: Đăng ký qua mạng thông tin điện tử.
Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ
Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra các điều kiện:
- Ngành nghề không thuộc ngành nghề cấm đầu tư kinh doanh;
- Tên hộ kinh doanh hợp lệ;
- Hồ sơ hợp lệ;
- Đã hoàn thành nghĩa vụ nộp lệ phí theo quy định.
Bước 5: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
- Nếu hồ sơ đủ điều kiện, trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và gửi thông báo về cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Nếu hồ sơ chưa đáp ứng điều kiện, cơ quan đăng ký phải thông báo bằng văn bản trong thời hạn 03 ngày làm việc, trong đó phải nêu rõ lý do và nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Đăng ký hộ kinh doanh cá thể ở đâu?
Theo cơ cấu mới từ ngày 01/07/2025, cơ quan trực tiếp thực hiện đăng ký hộ kinh doanh là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
Theo Điều 20 Nghị định 168/2025/NĐ-CP:
- Tại xã, đặc khu: cơ quan đăng ký kinh doanh là Phòng Kinh tế;
- Tại phường và đặc khu Phú Quốc: cơ quan đăng ký kinh doanh là Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị thuộc UBND cấp xã.
Một điểm thuận tiện là người thành lập hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở. Tuy nhiên, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt trụ sở vẫn là cơ quan thực hiện việc giải quyết hồ sơ.
Điều này khác đáng kể so với quy định và hướng dẫn cũ trước ngày 01/07/2025 vốn thường yêu cầu nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện.
Mặc dù thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể hiện nay đã được đơn giản hóa đáng kể, người kinh doanh vẫn cần kiểm tra kỹ tên hộ, trụ sở, ngành nghề, người đứng tên và các điều kiện chuyên ngành trước khi nộp hồ sơ. Đặc biệt từ năm 2026, cơ chế quản lý thuế hộ kinh doanh có nhiều thay đổi, nên việc lựa chọn mô hình kinh doanh ngay từ đầu cần tính đến cả trách nhiệm tài sản, thuế, hóa đơn và kế hoạch mở rộng hoạt động, thay vì chỉ quan tâm đến việc lấy Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Công ty Luật TNHH Đỗ Gia Việt hỗ trợ khách hàng tư vấn lựa chọn mô hình kinh doanh, rà soát điều kiện ngành nghề, chuẩn bị hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, xử lý hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi và tư vấn các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp người kinh doanh hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian và chủ động hơn khi mở rộng quy mô trong tương lai.
