Trong quá trình hoạt động, công ty cổ phần có thể cần thay đổi đại diện pháp luật do nhiều nguyên nhân khác nhau: thay đổi cơ cấu tổ chức, nhu cầu quản lý, chiến lược kinh doanh, hoặc người cũ không còn đảm nhiệm vị trí nữa. Vậy thủ tục thay đổi đại diện pháp luật công ty cổ phần được thực hiện thế nào, hồ sơ gồm những gì và doanh nghiệp cần lưu ý ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình.
Khái niệm người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần
Người đại diện theo pháp luật là ai?
Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân thay mặt công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh trong giao dịch, tố tụng và quản lý điều hành doanh nghiệp.
Trong công ty cổ phần, có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty sẽ quy định cụ thể về số lượng, chức danh (thường là Chủ tịch HĐQT, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc) và phạm vi quyền hạn.
Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật
Người đại diện của công ty cổ phần phải:
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp cho doanh nghiệp.
- Không lợi dụng chức vụ, thông tin nội bộ để trục lợi cá nhân hoặc gây thiệt hại cho công ty.
- Kịp thời công bố quyền sở hữu vốn/cổ phần tại doanh nghiệp khác khi có liên quan.
Khi nào cần thay đổi người đại diện theo pháp luật?
Doanh nghiệp thường phải thay đổi đại diện trong các trường hợp:
- Người đại diện cũ từ nhiệm, nghỉ hưu, hoặc không còn đủ năng lực điều hành.
- Thay đổi cơ cấu quản lý: công ty muốn bổ sung thêm hoặc bãi bỏ bớt người đại diện.
- Doanh nghiệp muốn thay đổi chiến lược và bố trí nhân sự mới để điều hành.
- Người đại diện bị pháp luật hạn chế hoặc cấm đảm nhiệm chức vụ.
Hồ sơ thay đổi đại diện pháp luật công ty cổ phần
Theo Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Bản sao chứng thực cá nhân (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người mới.
- Quyết định & Biên bản họp:
- Nếu thay đổi làm thay đổi Điều lệ: phải có quyết định và biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.
- Nếu không thay đổi Điều lệ (chỉ thay đổi thông tin cá nhân, chữ ký): cần biên bản họp và quyết định của Hội đồng quản trị.
- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (kèm bản sao giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền).
👉 Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Trình tự, thủ tục thay đổi đại diện pháp luật công ty cổ phần
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp lập đầy đủ các giấy tờ như trên, ký đóng dấu hợp lệ.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Có 3 cách nộp:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở.
- Nộp qua đường bưu điện.
- Nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
📌 Lưu ý: tại Hà Nội và TP.HCM, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ online.
Bước 3: Nhận kết quả và nộp lệ phí
- Sau 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận thông tin người đại diện.
- Trường hợp hồ sơ thiếu sót, cơ quan đăng ký sẽ ra thông báo yêu cầu bổ sung.
Lệ phí thay đổi đại diện pháp luật công ty cổ phần
Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, sẽ phát sinh một số khoản lệ phí hành chính theo quy định.
Cụ thể, theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, doanh nghiệp phải nộp lệ phí thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với mức 50.000 đồng cho mỗi lần thực hiện.
Ngoài ra, theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cũng cần nộp phí công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp với mức 100.000 đồng cho mỗi lần.
Như vậy, tổng chi phí hành chính cho một lần thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ là 150.000 đồng, chưa bao gồm các khoản phí dịch vụ nếu doanh nghiệp thuê luật sư hoặc đơn vị hỗ trợ thực hiện thủ tục.
Lưu ý quan trọng khi thay đổi đại diện pháp luật
- Người ký thông báo thay đổi phải là Chủ tịch HĐQT. Nếu Chủ tịch HĐQT cũ bị thay đổi thì người ký là Chủ tịch mới.
- Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin đại diện mới với:
- Ngân hàng (tài khoản công ty).
- Cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội.
- Các giấy phép con (giấy phép vận tải, VSATTP, PCCC, du lịch, v.v).
- Nếu thay đổi người đại diện gắn liền với chuyển nhượng cổ phần, cần khai báo và nộp thuế TNCN phát sinh.
Doanh nghiệp nhận được gì khi hoàn tất thủ tục?
Khi hoàn thành thủ tục thay đổi đại diện pháp luật công ty cổ phần, công ty sẽ:
- Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cập nhật thông tin hợp pháp.
- Người đại diện mới có toàn quyền ký kết, giao dịch và đại diện trước pháp luật.
- Hạn chế tối đa rủi ro pháp lý khi giao dịch với đối tác, ngân hàng và cơ quan nhà nước.
Dịch vụ hỗ trợ thay đổi đại diện pháp luật
Thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi:
- Hồ sơ bị trả lại do sai sót về thẩm quyền ký.
- Không nắm rõ quy định thay đổi Điều lệ.
- Không cập nhật kịp thời với ngân hàng, cơ quan thuế gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Thay đổi đại diện pháp luật công ty cổ phần là thủ tục pháp lý quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý và hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nắm rõ quy trình và tuân thủ các nghĩa vụ liên quan sau khi thay đổi.
Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, bạn có thể lựa chọn Công ty Luật uy tín tại Hà Nội Đỗ Gia Việt – Đơn vị uy tín chuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ thay đổi đại diện pháp luật trọn gói cho doanh nghiệp. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, Luật Đỗ Gia Việt cam kết:
- Tư vấn rõ ràng, cụ thể các quy định pháp luật hiện hành.
- Soạn thảo, rà soát hồ sơ chuẩn xác, hạn chế tối đa việc bị trả lại.
- Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước, đảm bảo thủ tục nhanh chóng.
- Hỗ trợ cập nhật thông tin kịp thời với ngân hàng, cơ quan thuế và các đối tác liên quan.
👉 Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần thay đổi đại diện pháp luật, hãy liên hệ ngay với văn phòng luật sư uy tín tại Hà Nội Đỗ Gia Việt để được tư vấn và hỗ trợ tận tâm.
