Bản sao trích lục hộ tịch (khai sinh, kết hôn, khai tử…) được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch cho cá nhân không phụ thuộc nơi cư trú, ngay sau khi nhận yêu cầu hợp lệ. Người yêu cầu nộp tờ khai theo mẫu và xuất trình giấy tờ tùy thân, trực tiếp, qua người được ủy quyền, qua bưu chính hoặc trực tuyến (Điều 63, 64 Luật Hộ tịch 2014).
- Ai được xin: cá nhân có sự kiện hộ tịch đã đăng ký (hoặc người được ủy quyền); cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền khi cần cho công việc.
- Nơi nộp: cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch — UBND cấp xã hoặc Sở Tư pháp tùy phân cấp của tỉnh, Cổng Dịch vụ công; ở nước ngoài là Cơ quan đại diện Việt Nam.
- Thời hạn: cấp ngay; nhận sau 15 giờ mà không giải quyết kịp thì trả trong ngày làm việc tiếp theo (khoản 3 Điều 5 Luật Hộ tịch).
- Phí: 8.000 đồng/bản sao trích lục mỗi sự kiện hộ tịch (Thông tư 281/2016/TT-BTC).
- Mất bản chính giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn mà Sổ hộ tịch còn lưu thì xin bản sao trích lục, không làm lại bản chính.
Mất giấy khai sinh, cần thêm bản giấy đăng ký kết hôn để làm hồ sơ ly hôn, cần giấy chứng tử để khai nhận thừa kế… là những tình huống rất thường gặp. Trong đa số trường hợp, cách giải quyết đúng là xin cấp bản sao trích lục hộ tịch. Bài viết dưới đây hướng dẫn thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch năm 2026: ai được xin, xin ở đâu, hồ sơ, thời hạn, lệ phí và các lưu ý sau khi chính quyền địa phương chuyển sang mô hình hai cấp từ 01/7/2025.
Bản sao trích lục hộ tịch là gì?
Theo khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014, trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch gồm bản sao được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao được chứng thực từ bản chính.
Nói cách khác, bản sao trích lục là “bản sao từ sổ gốc” của giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, trích lục khai tử… Bản sao này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, thủ tục hành chính.
| Loại giấy tờ | Ai cấp, khi nào | Giá trị sử dụng |
|---|---|---|
| Bản chính (giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, trích lục khai tử…) | Cơ quan đăng ký hộ tịch cấp ngay khi đăng ký sự kiện | Giấy tờ gốc; không cấp lại khi Sổ hộ tịch còn lưu |
| Bản sao trích lục cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch | Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch, cấp theo yêu cầu bất kỳ lúc nào | Thay thế bản chính trong giao dịch, thủ tục; không giới hạn số bản |
| Bản sao chứng thực từ bản chính | UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng chứng thực từ bản chính đang giữ | Dùng như bản sao; chỉ làm được khi còn bản chính |
Những loại trích lục hộ tịch nào có thể xin cấp bản sao?
Mọi sự kiện hộ tịch đã đăng ký và còn lưu trong Sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch đều có thể xin bản sao trích lục. Những loại người dân hay cần nhất:
| Bản sao trích lục | Thường dùng để |
|---|---|
| Khai sinh | Thay giấy khai sinh bị mất, hỏng; làm hồ sơ nhập học, hộ chiếu, căn cước, thừa kế |
| Kết hôn | Hồ sơ ly hôn, khai sinh cho con, mua bán nhà đất, vay ngân hàng — xem thêm trích lục kết hôn |
| Khai tử | Khai nhận, phân chia di sản thừa kế, sang tên nhà đất, giải quyết chế độ tử tuất |
| Ghi chú ly hôn, hủy việc kết hôn | Chứng minh đã ly hôn khi đăng ký kết hôn mới, giao dịch tài sản |
| Thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch; xác định lại dân tộc | Đối chiếu thông tin khi giấy tờ cá nhân không thống nhất |
| Nhận cha, mẹ, con; giám hộ | Chứng minh quan hệ nhân thân, quyền đại diện |
Xin bản sao trích lục hộ tịch ở đâu?
Theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014, cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký. Cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền cũng được yêu cầu cấp bản sao trích lục của cá nhân để phục vụ công việc.
Trên thực tế, người dân có thể nộp yêu cầu tại:
- UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) — thông thường là nơi đã đăng ký sự kiện hộ tịch hoặc nơi đang cư trú nếu địa phương đã khai thác được dữ liệu hộ tịch điện tử;
- Sở Tư pháp ở những tỉnh, thành phố bố trí thủ tục cấp bản sao trích lục ở cấp tỉnh sau khi sắp xếp chính quyền hai cấp từ 01/7/2025;
- Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của tỉnh (nộp trực tuyến, nhận kết quả qua bưu chính hoặc bản điện tử);
- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đối với sự kiện hộ tịch đăng ký tại đó.
Xin trích lục khai sinh cho con tại nơi tạm trú được không?
Được. Vì quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục không phụ thuộc nơi cư trú (Điều 63 Luật Hộ tịch), cha mẹ đang tạm trú ở tỉnh khác có thể nộp tại cơ quan có thẩm quyền nơi đang sinh sống hoặc nộp trực tuyến, nếu thông tin khai sinh của con đã có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Với giấy khai sinh đăng ký từ lâu, chưa được số hóa, cơ quan tiếp nhận có thể phải liên hệ nơi lưu Sổ hộ tịch nên thời gian có thể lâu hơn — khi đó nộp trực tiếp tại nơi đã đăng ký khai sinh thường nhanh nhất.
Lưu ý: Phân công thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục giữa UBND cấp xã và Sở Tư pháp khác nhau giữa các tỉnh sau 01/7/2025. Trước khi đi, nên tra cứu thủ tục “Cấp bản sao trích lục hộ tịch” trên cổng dịch vụ công của tỉnh hoặc gọi Bộ phận một cửa để biết nơi tiếp nhận.
Hồ sơ cấp bản sao trích lục hộ tịch gồm những gì?
Theo Điều 64 Luật Hộ tịch 2014, người yêu cầu (trực tiếp hoặc thông qua người đại diện) gửi tờ khai theo mẫu và xuất trình giấy tờ tùy thân. Cụ thể:
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu do Bộ Tư pháp ban hành (Thông tư 04/2020/TT-BTP, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP) — áp dụng khi người yêu cầu là cá nhân;
- Giấy tờ tùy thân có ảnh còn giá trị: thẻ căn cước, căn cước công dân, hộ chiếu…;
- Văn bản ủy quyền nếu nhờ người khác nộp. Theo Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ;
- Văn bản yêu cầu nêu rõ lý do nếu người yêu cầu là cơ quan, tổ chức;
- Nếu gửi qua bưu chính: kèm bản sao có chứng thực giấy tờ tùy thân.
Quy trình xin cấp bản sao trích lục hộ tịch
- Xác định nơi nộp và sự kiện cần trích lục. Ghi lại thông tin đã biết: họ tên, ngày sinh, nơi đã đăng ký, số và quyển số trên giấy cũ (nếu còn bản chụp) để tra cứu nhanh.
- Nộp tờ khai và xuất trình giấy tờ tùy thân tại Bộ phận một cửa, gửi qua bưu chính hoặc nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công.
- Cơ quan tiếp nhận tra cứu Sổ hộ tịch / Cơ sở dữ liệu hộ tịch, đối chiếu thông tin và lập bản sao trích lục.
- Nộp phí và nhận kết quả: ngay trong ngày; nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết kịp thì trả trong ngày làm việc tiếp theo. Số lượng bản sao do người yêu cầu đề nghị.
Xin bản sao trích lục hộ tịch mất bao lâu, lệ phí bao nhiêu?
| Nội dung | Quy định | Căn cứ |
|---|---|---|
| Thời hạn | Ngay sau khi nhận yêu cầu hợp lệ; sau 15 giờ thì trả trong ngày làm việc tiếp theo | Khoản 2 Điều 64, khoản 3 Điều 5 Luật Hộ tịch 2014 |
| Phí | 8.000 đồng/bản sao trích lục/sự kiện hộ tịch | Thông tư 281/2016/TT-BTC |
| Hình thức nộp | Trực tiếp, qua người được ủy quyền, bưu chính, trực tuyến | Điều 64 Luật Hộ tịch; Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP |
| Thời hạn sử dụng | Pháp luật hộ tịch không quy định thời hạn hết hiệu lực của bản sao trích lục | — |
Khoản phí 8.000 đồng là phí khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch, không phải lệ phí đăng ký hộ tịch. Nộp trực tuyến có thể được giảm phí theo chính sách của Nhà nước hoặc của tỉnh từng thời kỳ. Một số cơ quan tiếp nhận hồ sơ (ngân hàng, văn phòng công chứng) chỉ chấp nhận bản sao cấp trong thời gian gần — đây là yêu cầu nghiệp vụ của nơi nhận, không phải quy định về hiệu lực của trích lục.
Mất giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn có được cấp lại bản chính không?
Không, nếu Sổ hộ tịch hoặc dữ liệu hộ tịch còn lưu. Pháp luật hộ tịch không có thủ tục “cấp lại bản chính” giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn; người dân xin bản sao trích lục để sử dụng thay thế. Chỉ khi cả Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ đều bị mất mới làm thủ tục đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
Mẹo: Khi làm hồ sơ thừa kế, ly hôn hoặc sang tên nhà đất, nên xin luôn 2–3 bản sao trích lục trong một lần nộp để khỏi phải đi lại; phí tính theo từng bản.
Từ 01/3/2027 việc cấp trích lục hộ tịch thay đổi thế nào?
Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 được Quốc hội thông qua ngày 23/4/2026, có hiệu lực từ 01/3/2027, thay thế Luật Hộ tịch 2014. Luật mới cho phép đăng ký hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú và công nhận giá trị pháp lý của dữ liệu hộ tịch điện tử, nên việc khai thác, cấp trích lục dự kiến thuận tiện hơn. Trước ngày 01/3/2027, thủ tục vẫn thực hiện theo Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn nêu trên.
Bài liên quan:
- Trích lục kết hôn 2026: xin ở đâu, hồ sơ, lệ phí
- Thủ tục đăng ký khai sinh cho con năm 2026
- Thủ tục cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân 2026
- Dịch vụ trích lục ly hôn: quyết định, bản án ly hôn
- Đăng ký hộ tịch chuyển về cơ quan nào từ 01/7/2025?
Câu hỏi thường gặp
Bản sao trích lục hộ tịch là gì?
Theo khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014, trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch gồm bản sao được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao được chứng thực từ bản chính, dùng thay bản chính giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, trích lục khai tử.
Xin bản sao trích lục hộ tịch ở đâu?
Theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014, cá nhân không phụ thuộc nơi cư trú có quyền yêu cầu cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục. Thực tế người dân nộp tại UBND cấp xã, tại Sở Tư pháp ở tỉnh bố trí thủ tục này ở cấp tỉnh, hoặc nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công; người ở nước ngoài nộp tại Cơ quan đại diện Việt Nam.
Hồ sơ xin cấp bản sao trích lục hộ tịch gồm những gì?
Gồm tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu của Bộ Tư pháp và giấy tờ tùy thân có ảnh còn giá trị. Nếu nhờ người khác nộp thì kèm văn bản ủy quyền; người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực nhưng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ. Cơ quan, tổ chức yêu cầu thì gửi văn bản nêu rõ lý do.
Xin bản sao trích lục hộ tịch mất bao lâu?
Theo khoản 2 Điều 64 Luật Hộ tịch 2014, ngay sau khi nhận yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục. Nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
Lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch là bao nhiêu?
Phí khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch theo Thông tư 281/2016/TT-BTC là 8.000 đồng cho mỗi bản sao trích lục của một sự kiện hộ tịch. Nộp trực tuyến có thể được giảm phí theo chính sách từng thời kỳ.
Có xin trích lục khai sinh tại nơi tạm trú được không?
Được. Quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú (Điều 63 Luật Hộ tịch 2014), nên có thể nộp tại cơ quan có thẩm quyền nơi đang tạm trú hoặc nộp trực tuyến nếu dữ liệu khai sinh đã có trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Với sổ hộ tịch cũ chưa số hóa, nộp tại nơi đã đăng ký khai sinh thường nhanh hơn.
Cần xin trích lục hộ tịch nhanh?
Công ty Luật Đỗ Gia Việt hỗ trợ xin bản sao trích lục khai sinh, kết hôn, khai tử, trích lục ly hôn và đăng ký lại hộ tịch khi mất giấy tờ. Gọi hotline 094.445.0105 hoặc gửi yêu cầu qua trang liên hệ.
Lưu ý: Nội dung mang tính tham khảo chung, cập nhật theo quy định tại thời điểm đăng tải; không thay thế tư vấn cho một vụ việc cụ thể.
