Tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những chính sách an sinh xã hội quan trọng của Nhà nước, đảm bảo người lao động được bảo vệ về thu nhập và quyền lợi khi gặp rủi ro trong công việc hoặc cuộc sống. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa nắm rõ cách thức thực hiện đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội hiện nay, đặc biệt sau khi các quy định mới được áp dụng từ năm 2025.
Bài viết dưới đây, công ty luật Đỗ Gia Việt sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, hồ sơ cần có và những lưu ý quan trọng để người lao động, doanh nghiệp dễ dàng đăng ký BHXH đúng quy định.
Tổng quan về việc đăng ký bảo hiểm xã hội
Trước khi tiến hành đăng ký, bạn cần hiểu rõ mình thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc hay BHXH tự nguyện:
- BHXH bắt buộc: áp dụng với người lao động làm việc theo hợp đồng có thời hạn từ 1 tháng trở lên tại doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã… Người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký và đóng BHXH cho nhân viên.
- BHXH tự nguyện: dành cho người lao động tự do, hộ kinh doanh cá thể, tiểu thương, nông dân… muốn tự đóng BHXH để hưởng chế độ hưu trí và tử tuất khi đủ điều kiện.
Hiện nay, việc đăng ký BHXH đã trở nên linh hoạt hơn với nhiều hình thức thực hiện trực tiếp tại cơ quan, qua bưu điện hoặc đăng ký trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công.
Các hình thức đăng ký BHXH phổ biến hiện nay
Tùy vào điều kiện của người tham gia, có thể chọn một trong ba hình thức sau:
Đăng ký trực tiếp
Người lao động hoặc doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi cư trú hoặc đặt trụ sở. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra và hướng dẫn bổ sung hồ sơ nếu còn thiếu.
Đăng ký qua bưu điện
Trường hợp không thể đến trực tiếp, người tham gia có thể gửi hồ sơ qua đường bưu chính. Hình thức này phù hợp với cá nhân ở xa trung tâm hoặc người cao tuổi, giúp tiết kiệm thời gian đi lại.
Đăng ký trực tuyến
Cổng dịch vụ công quốc gia và hệ thống BHXH điện tử cho phép nộp hồ sơ online. Người tham gia chỉ cần có tài khoản định danh và thiết bị có kết nối internet. Sau khi hoàn tất, kết quả sẽ được trả qua email, tin nhắn hoặc bưu điện.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký BHXH
Đối với người lao động cá nhân
Khi đăng ký tham gia BHXH bắt buộc hoặc tự nguyện, người lao động cần chuẩn bị:
- Tờ khai tham gia BHXH (mẫu TK1-TS).
- Bản sao giấy tờ tùy thân: CMND, CCCD hoặc hộ chiếu.
- Ảnh 3×4 (trong một số trường hợp).
- Tờ khai thay đổi thông tin (nếu đã từng tham gia BHXH trước đó).
Đối với doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã đơn vị và danh sách người lao động tham gia, bao gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia BHXH (mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động (mẫu D02-TS).
- Giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập.
- Hợp đồng lao động với từng nhân viên.
Tùy từng địa phương, cơ quan BHXH có thể yêu cầu thêm các giấy tờ bổ sung để hoàn thiện hồ sơ.
Quy trình đăng ký tham gia BHXH chi tiết
Dưới đây là 5 bước cơ bản giúp bạn dễ dàng hoàn tất thủ tục:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người tham gia hoặc doanh nghiệp thu thập đầy đủ giấy tờ theo danh mục ở trên. Nếu đăng ký trực tuyến, nên scan sẵn hồ sơ để tải lên hệ thống.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH, gửi qua bưu điện hoặc đăng ký online. Khi nộp trực tiếp, nên mang bản gốc để đối chiếu.
Bước 3: Đóng tiền bảo hiểm
Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cơ quan BHXH sẽ gửi thông báo mức đóng.
- Với người tham gia BHXH bắt buộc: doanh nghiệp đóng 21,5% và người lao động đóng 10,5% trên mức lương.
- Với người tham gia BHXH tự nguyện: mức đóng bằng 22% mức thu nhập tự chọn, thấp nhất bằng chuẩn nghèo khu vực nông thôn.
Bước 4: Cơ quan BHXH xử lý hồ sơ
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ cấp mã số BHXH, sổ và thẻ BHYT cho người tham gia.
Bước 5: Nhận kết quả
Người đăng ký có thể nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan BHXH, qua bưu điện hoặc xem thông tin trực tuyến trên hệ thống quản lý BHXH điện tử.
Hướng dẫn đăng ký BHXH tự nguyện
Đối với người lao động tự do, quy trình đăng ký BHXH tự nguyện được thực hiện như sau:
- Đến cơ quan BHXH hoặc đại lý thu tại xã, phường.
- Khai tờ TK1-TS, chọn mức thu nhập và phương thức đóng (hàng tháng, hàng quý, 6 tháng hoặc 1 năm).
- Đóng tiền tại điểm thu hoặc qua ngân hàng, ví điện tử liên kết.
- Nhận sổ BHXH sau khi hoàn tất thủ tục.
Người tham gia có thể chọn mức thu nhập đóng tùy theo khả năng, đảm bảo linh hoạt nhưng vẫn được hưởng quyền lợi khi đủ điều kiện nghỉ hưu.
Một số lưu ý quan trọng khi đăng ký BHXH
- Doanh nghiệp phải đăng ký tham gia BHXH cho nhân viên trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng.
- Nếu sai thông tin cá nhân, mã số BHXH có thể bị trùng hoặc từ chối, cần kiểm tra kỹ trước khi nộp.
- Người tham gia BHXH tự nguyện cần duy trì đóng đều đặn, nếu ngừng quá lâu sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi hưởng chế độ sau này.
- Khi chuyển nơi làm việc hoặc nơi cư trú, cần làm thủ tục chuyển hồ sơ BHXH về địa phương mới.
- Trong trường hợp gặp vướng mắc về hồ sơ, mức đóng hoặc quyền lợi, nên nhờ luật sư tư vấn bảo hiểm xã hội để được hỗ trợ chính xác.
Lợi ích của việc nhờ luật sư hỗ trợ khi làm BHXH
Việc đăng ký BHXH tưởng chừng đơn giản nhưng trong thực tế lại có nhiều vấn đề pháp lý phát sinh, như: sai lệch thông tin, chậm nộp hồ sơ, vướng mắc về mức đóng, tranh chấp giữa người lao động và người sử dụng lao động. Khi đó, việc có luật sư tư vấn sẽ giúp giải quyết nhanh gọn và đúng quy định pháp luật.
Các văn phòng luật sư uy tín tại Hà Nội hiện nay, như Công ty Luật Đỗ Gia Việt, cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện:
- Tư vấn và kiểm tra hồ sơ BHXH trước khi nộp.
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan BHXH.
- Giải quyết tranh chấp, khiếu nại liên quan đến bảo hiểm lao động, hưu trí, thai sản.
- Tư vấn hợp đồng lao động và các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình đóng BHXH.
Không chỉ chuyên sâu trong lĩnh vực lao động, Công ty Luật Đỗ Gia Việt còn là công ty luật sư uy tín tại Hà Nội với thế mạnh trong nhiều mảng như luật sư tư vấn luật đất đai, doanh nghiệp và dân sự. Do đó, doanh nghiệp và cá nhân đều có thể yên tâm khi lựa chọn đơn vị này để đồng hành pháp lý lâu dài.
Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội là bước quan trọng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động, đồng thời góp phần ổn định an sinh xã hội. Dù là cá nhân hay doanh nghiệp, việc nắm rõ cách thức thực hiện đăng ký BHXH hiện nay giúp quá trình diễn ra nhanh gọn, đúng luật và tránh rủi ro.
Nếu bạn cần tư vấn chi tiết về hồ sơ, mức đóng hoặc gặp vướng mắc trong quá trình đăng ký, hãy liên hệ Công ty Luật Đỗ Gia Việt. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn ở mọi bước pháp lý.
