Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với người sử dụng lao động, đặc biệt đối với các doanh nghiệp, tổ chức. Từ năm 2025, thủ tục này có thay đổi theo hướng nộp báo cáo trực tuyến (online) để tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025 chi tiết, bao gồm:

• Người nào phải thực hiện báo cáo?
• Báo cáo những nội dung gì?
• Hồ sơ, trình tự nộp online cụ thể ra sao?
• Thời hạn và trách nhiệm nếu không báo cáo đúng quy định?

Thông tin được trình bày theo hướng thực tiễn, dễ hiểu, dễ áp dụng cho người dân và doanh nghiệp để bạn nắm rõ yêu cầu pháp lý quan trọng này.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là báo cáo định kỳ do người sử dụng lao động lập và gửi cơ quan chức năng về thực tế sử dụng lao động tại đơn vị mình trong một kỳ nhất định.

Mục đích chính của báo cáo này là:

• Giúp cơ quan nhà nước quản lý lao động một cách có hệ thống;
• Kiểm soát số lượng, đặc điểm và biến động lao động;
• Phục vụ công tác hoạch định chính sách lao động việc làm.

Theo hướng dẫn mới, từ năm 2025, người sử dụng lao động nộp báo cáo trực tuyến ngay trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Ai phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Không phải mọi tổ chức, cá nhân đều phải gửi báo cáo này. Các đối tượng chính sau đây phải chịu trách nhiệm nộp báo cáo định kỳ:

📌 Doanh nghiệp

• Doanh nghiệp có hợp đồng lao động với người lao động theo Luật Lao động;
• Bao gồm cả các doanh nghiệp FDI, công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân…

📌 Tổ chức sử dụng lao động

• Các tổ chức, cơ quan, đơn vị sự nghiệp ngoài khu vực doanh nghiệp;
• Hợp tác xã có thuê lao động…

📌 Các đơn vị tuyển dụng lao động

• Đơn vị có người lao động làm việc theo hợp đồng xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn.

👉 Với mỗi đối tượng này, báo cáo phải được nộp đầy đủ ngay cả khi không có phát sinh lao động mới hoặc chấm dứt hợp đồng lao động trong kỳ.

Nội dung báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025

Báo cáo tình hình sử dụng lao động phải phản ánh chính xác các thông tin sau:

🧾 Thông tin chung của đơn vị

• Tên đơn vị, mã số thuế
• Địa chỉ trụ sở
• Người đại diện pháp luật

👥Số lượng lao động trong kỳ

• Tổng số lao động đang làm việc
• Phân theo giới tính (nam, nữ)
• Phân theo độ tuổi

📊 Biến động lao động

• Số lao động mới tuyển dụng
• Số lao động chấm dứt hợp đồng trong kỳ
• Lý do chấm dứt hợp đồng

💼 Trình độ, ngành nghề, loại hợp đồng

• Phân loại lao động theo trình độ đào tạo
• Hợp đồng xác định thời hạn không xác định thời hạn
• Lao động thời vụ

📑 Thông tin về tiền lương, bảo hiểm

• Tổng chi trả lương
• Tình hình tham gia bảo hiểm xã hội

👉 Báo cáo phải trung thực, đúng số liệu và có chữ ký người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo pháp luật hiện hành, báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ được nộp sau mỗi 6 tháng, 12 tháng hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan quản lý lao động (nếu có).

Cụ thể:

• Báo cáo 6 tháng cuối năm: Nộp trước ngày … (theo quy định thời hạn cơ quan quản lý ban hành hằng năm)
• Báo cáo năm: Nộp trước khi kết thúc quý I của năm sau

👉 Người sử dụng lao động nên cập nhật lịch nộp báo cáo hàng năm để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi khác của doanh nghiệp.

Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025 với bộ hồ sơ đầy đủ

Trước khi tiến hành nộp báo cáo online, người sử dụng lao động cần chuẩn bị:

📌Các tài liệu nội bộ

• Bảng thống kê lao động theo từng nhóm
• Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng liên quan
• Hồ sơ bảo hiểm xã hội
• Bảng lương

📌Tài khoản đăng nhập hệ thống

• Tài khoản đã đăng ký trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia
• Hoặc tài khoản đăng ký với Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

📌 Thiết bị, đường truyền

• Máy tính, kết nối internet ổn định
• Phần mềm đọc file PDF (nếu cần nộp tài liệu đính kèm)

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi nhập dữ liệu giúp bạn hoàn tất báo cáo nhanh chóng, tránh lỗi hệ thống hoặc bị trả lại hồ sơ yêu cầu chỉnh sửa.

Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025 đầy đủ các bước

Theo hướng dẫn mới nhất (áp dụng từ 2025), người sử dụng lao động thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động bằng phương thức điện tử qua một trong hai kênh chính:

⭐ Cổng Dịch vụ công Quốc gia

1. Truy cập hệ thống tại gov.vn
2. Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký
3. Chọn mục “Báo cáo tình hình sử dụng lao động”
4. Nhập dữ liệu báo cáo theo mẫu
5. Đính kèm tài liệu nếu cần (PDF)
6. Gửi hồ sơ và chờ xác nhận

⭐ Cổng Thông tin điện tử Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

1. Vào trang https://molisa.gov.vn
2. Đăng ký/đăng nhập tài khoản doanh nghiệp
3. Chọn dịch vụ “Báo cáo lao động trực tuyến”
4. Điền thông tin chi tiết từng mục
5. Gửi hồ sơ và nhận mã xác nhận

📌 Sau khi gửi thành công, hệ thống sẽ cung cấp mã xác nhận nộp báo cáo. Bạn nên lưu lại mã này để đối chiếu khi cần hoặc sử dụng khi cơ quan quản lý yêu cầu tra cứu.

Phí, lệ phí và xử phạt nếu không nộp báo cáo

💰 Phí và lệ phí

Hiện nay, việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tuyến không phải nộp lệ phí trực tiếp cho cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, chi phí về nhân lực, thời gian tổng hợp số liệu và chuẩn bị hồ sơ là thực tế mà người sử dụng lao động cần lưu ý để phân bổ kịp thời.

🚫 Xử phạt nếu không nộp theo quy định

Nếu doanh nghiệp, tổ chức không thực hiện nộp báo cáo đúng thời hạn hoặc không nộp báo cáo theo quy định, có thể bị xử phạt theo Luật Lao động và các nghị định xử phạt hành chính liên quan. Hình thức xử phạt có thể gồm:

• Phạt tiền
• Yêu cầu nộp lại hồ sơ bắt buộc
• Ảnh hưởng đến các quyền lợi khác của doanh nghiệp

Do đó, việc nắm bắt đầy đủ thủ tục nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025 là rất quan trọng để tránh bị xử lý vi phạm hành chính.

Một số kinh nghiệm thực tiễn dễ áp dụng

✔ Thu thập dữ liệu định kỳ: Thay vì chờ hết kỳ mới tổng hợp, hãy cập nhật bảng dữ liệu lao động theo hàng tháng, quý.

✔ Kiểm tra trước khi nộp: Trước khi gửi báo cáo lên hệ thống, kiểm tra lại số liệu thống kê, tổng lao động, hợp đồng còn hiệu lực… để tránh sai sót.

✔ Lưu đầy đủ hồ sơ gốc: Giữ lại hồ sơ giấy, hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ bảo hiểm để đối chiếu khi cơ quan quản lý yêu cầu.

✔ Theo dõi thông báo phản hồi từ hệ thống: Sau khi nộp báo cáo online, theo dõi email, tin nhắn hệ thống để đảm bảo báo cáo đã được chấp nhận mà không gặp lỗi.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025 là nghĩa vụ pháp lý quan trọng đối với người sử dụng lao động. Việc hiểu rõ nội dung báo cáo, thời hạn nộp, hồ sơ cần chuẩn bị và cách nộp trực tuyến dễ làm sẽ giúp bạn thực hiện đúng pháp luật, tránh vi phạm hành chính và giảm rủi ro trong quản lý lao động.

📞 Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025 hoặc muốn tìm hiểu thêm những thông tin pháp luật bổ ích khác, vui lòng liên hệ đến công ty luật sư uy tín tại Hà Nội, văn phòng luật sư uy tín tại Hà Nội như công ty Luật Đỗ Gia Việt để được tư vấn, hỗ trợ nhanh. Với đội ngũ luật sư tư vấn luật đất đai, dân sự, thương mại, hình sự có kinh nghiệm và chuyên nghiệp công ty luật Đỗ Gia Việt sẽ hỗ trợ bạn chóng và chính xác nhất.

Thông tin chi tiết, các bạn vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH Đỗ Gia Việt

• Địa chỉ: Số 2C ngách 16 ngõ 29 phố Trạm, phường Long Biên, thành phố Hà Nội
• Hotline: 094.445.0105
• Email: luatdogiaviet@gmail.com
• Website: luatdogiaviet.vn